コミュニケーションツールは色々とありますが、大事なことは、これらのコミュニケーションツールを使いこなす人だということを感じることがありました。
コミュニケーションを取るときに、どのツールを使うのがいいのかを考えるのも人ですし、そのツールの特徴を活かすのも殺すのも人だと思います。
コミュニケーションツールの種類
１．実際に会って話をする
面と向かって話をすると、相手の表情やしぐさ、声のトーン、その場の雰囲気など、相手の思っていることを判断する材料が豊富にあります。
そして、実際に顔を合わせれば、親近感も湧くことにもなるでしょう。
コミュニケーションに自信がない人は、まずは実際に会って話をすることから始めるのがいいと思います。
実際に会って会話をすることは、得るものが多いので、その他のコミュニケーションツールにも活かせることを多く学べるでしょう。
しかし、実際に会って話をするには、同じ場所にいなければいけないので、どちらか、あるいは両方の移動時間がかかりますし、場所も必要になります。
会って話をする程ではないような用事のときには、向かない方法です。
２．電話などの音声通話
電話の場合は、声のトーンなどはわかりますが、雰囲気などは伝わりづらいですし、顔の表情はわかりません。
電話は、こみいった話をするには向かないことがありますが、すぐに回答が欲しいようなときは、便利なコミュニケーションツールです。
移動の時間も必要ないですし、場所を用意する必要もありません。
しかし、電話はかけるときに、相手がどういう状況かわからないので、相手にとっては手が離せない時だったり、外出や移動中で電話に出られないかもしれません。
一度つながらないと、相手がかけ直したときには、今度はこちらが出られない状況のときだったりで、お互いに何度もかけ直すというようなこともあります。
回答を急がないのであれば、メールなどを使用したほうがいいでしょう。
３．メール
メールは、相手が忙しいときに送っても、それほど問題にはならないので、回答を急がない場合には有効なツールです。
内容が記録に残るので、言った言わないの問題になることもありません。
しかし、相手の表情も声のトーンもわからないので、意思の疎通をはかりづらい側面もあります。
相手が簡単に回答できるようなときにはいいツールですが、繊細な話をするには向かないツールでしょう。
４．その他のSNS
facebookやLINEなどのSNSを仕事に使う人もいるでしょう。
これらのSNSは、メールよりも簡単な内容のコミュニケーションを取るときに役にたちます。
お互いに普段からfacebookやLINEを、仕事に使っている人であれば、有効なコミュニケーションツールになります。
しかし、facebookやLINEは、プライベートで使っていることも多く、仕事では使いたくないという人もいるので、相手を選ぶ必要があります。
また、メッセージの送信が簡単に行えてしまうので、誤送信などに気をつける必要があるでしょう。
相手を間違えるリスクや、書いている途中で送信してしまうリスクに気をつけましょう。
５．手紙
現在では仕事でコミュニケーションツールとして、手紙を使っている人は少ないと思います。
しかし、感謝の気持ちなどの強い思いを伝えるときは、手書きの手紙などは強い威力を発揮します。
もらったほうも手紙で感謝の気持ちを伝えられると嬉しく思うでしょう。
ここぞというときに使ってみるのもいいかもしれません。
どのコミュニケーションツールを使うかの判断が大事
ツールごとに使い方の違いはありますが、使いこなすには、その人のコミュニケーション能力が問われます。
ケースごとに、どのコミュニケーションツールを使うのがいいのか判断する必要があります。
時間をかけてでも、直接会わなければ出来ない話なのか、メールがいいのか、それともSNSで済むことなのか判断します。
自分の都合だけではなく、相手の状況を把握しないと判断出来ない部分もあるでしょう。
コミュニケーションは、相手がいてこそのものですから、お互いにとっていい方法を選ぶことが大切です。
まとめ
ツールが発達しても、人がそれを使いこなすことができなければ意味がありません。
コミュニケーションの基本は、人と直接会って話をすることだと思っています。
これができなければ、他のコミュニケーションツールを使いこなすことも難しいのではないでしょうか。
コミュニケーションの基本をおさえたうえで、メールやSNSでは、それを応用することで使いこなすことになるでしょう。
相手の顔が見えない分、余計に言葉を慎重に選びますし、行間の意味などにも気を使います。
簡単に使えるコミュニケーションツールが溢れている現代ですから、コミュニケーションの基本に立ち返って、ツールを使いこなす技術を身につけるようにしましょう。
【編集後記】
とあるサービスに問い合わせをして、メールでの対応に不満を感じたので、コミュニケーションについて記事を書いてみました。
自分自身も気をつけなければいけないと感じます。
