弥生会計は、使い勝手のいい会計ソフトだと思っています。
一度入力したデータを訂正するのも簡単ですし、入力したデータを確認するのも楽です。
この点は、他の会計ソフトよりも優れている点です。
データの訂正では、一括編集ができないという欠点もありますが、頻繁に使うものではありません。
訂正が簡単というのは、長所にもなるのですが、欠点にもなり得るので注意は必要です。
特に、知らない間に簡単にデータが変わってしまうことには要注意です。
カーソルが青くなっている場合は注意が必要
仕訳日記帳、現金出納帳、預金出納帳、総勘定元帳などを見ているときに、カーソルが青くなるときがあります。
弥生会計では、入力ができる箇所では、カーソルが青くなります。
カーソルが青の状態で操作をしていると、何かの拍子でキーボードに触れてしまったときに、データが入力されてしまいます。
知らないうちに、過去のデータが書き換えられてしまう可能性があるのです。
よくある例をいくつかあげてみます。
決算仕訳になってしまう
弥生会計では、行の先頭の欄が、期中仕訳か決算仕訳かを入力する欄になっています。
総勘定元帳などを見ていると、行の先頭にカーソルがいくことはよくあります。
行の先頭にカーソルがある状態で、マウスを下にスクロールすると、決算の文字が表示されます。
ここで気づけばいいのですが、気づかないで他の行をクリックしてしまうと、その仕訳が決算仕訳になってしまいます。
決算仕訳なんて、まだ入力してないのに、決算仕訳があっておかしいなと思ったら、こういうことが起きていたということがあります。
その仕訳の元の日付を確認して直すのも手間がかかります。
数字が0になってしまう
カーソルが金額の欄にあるときも、注意が必要です。
この状態で、例えば、Back spaceキーなどを押してしまうと、金額が0になってしまいます。
もちろん、テンキーの数字を押してしまえば、金額が変わってしまいます。
預金出納帳などは、金額が変わってしまうので、あとで確認すれば気づくことができます。
しかし、小規模企業やフリーランスで、現金管理をしていない場合は、数字が変わってしまったことに気づくのが難しくなってしまいます。
消費税の金額が変わってしまう（以前のバージョンの場合）
仕訳日記帳などで、カーソルが消費税の欄になっていることもあります。
消費税の欄にカーソルがある状態で、何かのキーを押してしまい、消費税の金額が変わってしまうこともあります。
消費税の金額が変わってしまった場合も、気づくことは難しいので気をつけましょう。
最新のバージョンでは、消費税の額を変えると、「消費税税額が変更されています。」という確認のメッセージが出てきますので、気づかない内に変えてしまうということはなくなりました。
古いバージョンを使っている人は注意しましょう。
入力が変わってしまうことを防ぐには
弥生会計では、仕訳の入力制限を行うことができます。
弥生会計17では、「設定」＞「帳簿・伝票設定」＞「入力制限」で、入力制限の設定をします。
毎月会計データを締めている場合は、その月の入力が終わったら、入力制限をすることで、前月以前のデータが変わってしまうことを防げます。
入力制限をすることで、前月以前の入力が変わらいようにすることはできますが、入力制限をしたほうがいいかどうかは、ケースバイケースでしょう。
小規模企業では、前月以前のデータを直すことは珍しいことではないと思うので、そのたびに制限を解除するのも手間です。
実際は、手間というよりはストレスを感じるかもしれません。
経理の人がいて、管理の都合上、前月以前のデータを変えたくないという場合は、入力制限をするようにしましょう。
あとになって訂正をする場合は、管理上問題なければ、以前の仕訳を直接直すことをおすすめします。
月が変わってから、逆仕訳を切って訂正仕訳を入れると、月別推移の金額も変わってしまいますし、月別の前記比較を見たときも、数字がおかしくなってしまいます。
まとめ
会計ソフトは使い勝手がいいことと、データを誤って変更してしまうことは表裏一体とも言えます。
ガチガチにすれば、データを誤って変更してしまうことはなくなるかもしれませんが、操作性は著しく落ちることになるでしょう。
小規模企業で社長や、社長の配偶者が入力する場合は、使い勝手がいい会計ソフトを選んだ方がいいでしょう。
使い勝手のいい会計ソフトを使った上で、一度入力したデータが誤って変更されてしまうことのないように気をつけましょう。
【編集後期】
ようやく千葉ロッテの調子が上がってきたように思います。
それにしても、今日中継をしていたBS12は、実況の人が何も触れずに突然の中継終了。
９回裏のサヨナラのチャンスだったのに、びっくりしました。
慌ててパ・リーグTVに切り替えて、サヨナラの瞬間を見逃さずに済みました。
