MFクラウド会計やfreeeなどのクラウド会計ソフトの宣伝文句としてよく聞くのは「自動」という言葉です。
自動という言葉を聞くと、会計ソフトが勝手にやってくれるというイメージを持つかもしれません。
しかし、こちらが指示をしない状態で全て自動でやってくれる訳ではありません。
クラウド会計ソフトを使いこなすのであれば、自動でやってくれるのではなく、指示を与えてやってもらう感覚が必要です。
指示が大事
クラウド会計ソフトは指示が大切です。
クラウド会計ソフトは、言われたことはきちんとやってくれるのですが、言われないことはやってくれません。
AIと言われていますが、自分から進んで何かをやってくれることはほとんどないです。
例えば、預金口座の自動取得も、ユーザーが自動取得をするように指示を出さなくてはいけません。
クラウド会計ソフトでは、最初の設定が大事と言われるのは、この指示が大事ということです。
預金口座、クレジットカード、電子マネー、ショッピングサイトなどから明細を自動で取ってくるように指示（設定）をします。
指示（設定）さえしてあげれば、後は自動で明細を取得してくれます。
明細を取ってくる指示を出した後は、この明細のときはこうする、あの明細のときはこうするといった指示を個別に出していきます。
例えば、「取引先Ａという明細があったら売掛金の入金ですよ」とか、「東京電力という明細があったら電気代の支払いですよ」といった指示を出します。
ただし、この指示は一度科目をユーザーが入力するだけで済みます。
特に設定をする必要はありません。
ユーザーが勘定科目を入力すること自体が指示（設定）になるのです。
融通はきかない
クラウド会計ソフトは融通がきかないと思っておきましょう。
人に指示を出す場合は、「東京電力」「トウキョウデンリョク」「ﾄｳｷｮｳﾃﾞﾝﾘｮｸ」のいずれも同じものとして認識してくれて、「電気代」として処理してくれます。
しかし、クラウド会計ソフトでは、これらのものは別のものとして認識します。
指示の仕方が重要になります。
預金口座やクレジットカードなどの明細をユーザーが入力することはないので、問題ないと思うかもしれませんが、そういう訳にもいきません。
例えば、現金出納帳をエクセルで入力してクラウド会計ソフトに取り込むことがあります。
この場合の摘要欄の入力には気を使わなくてはいけません。
漢字、カタカナ、ひらがな、全角、半角といったものを意識します。
摘要欄に一度「東京電力」と入力したら、次回以降も「東京電力」と入力するようにします。
これを「トウキョウデンリョク」と入力してしまうと、前回の指示が無駄になります。
自分で摘要欄を入力する際は、そこまで意識して入力するようにしましょう。
摘要欄の入力は、大切な指示（設定）なのです。
預金やクレジットカードの明細は意外に変わる
先ほど、預金口座やクレジットカードの明細は自分で入力することはないと言いました。
預金口座やクレジットカードの場合は一度指示を出してしまえば、あとは問題ないのかと言うと、実際はそうでもありません。
意外に明細が変わることがあるのです。
「あれっ！この取引は初めてじゃないはずなのに、なんで自動で勘定科目が入力されないんだろう？」
ということがよくあるのです。
最近では、大企業でも合併などがよくありますよね。
例えば、毎月自動車保険料が自動引き落としになるとします。
保険会社が合併により、会社名が変われば、明細に記入される会社名も変わります。
ユーザーにとっては、今までと同じ取引なのですが、クラウド会計ソフトにとっては、新しい取引になるのです。
会社のシステムが変わったり、屋号が変わったり、サービスの名前が変わるなどしても明細が変わることがあります。
そのたびに、指示を出し直さなくてはいけません。
まとめ
クラウド会計ソフトの自動入力機能はとても便利なものです。
しかし、クラウド会計ソフトが全部自動でやってくれると思うと上手くいきません。
こちらが気を使って指示を出してあげて、クラウド会計ソフトにやってもらうという感覚の方が上手くいくでしょう。
AIで仕事がなくなるとか色々と言われていますが、現時点では、あくまでも人がAIを使いこなすという段階です。
「何だ、全部自動でやってくれる訳ではないのか」
と思うのではなく、少し暖かい目で
「指示はこっちが出してあげるから、後は任せたよ」
というくらいの気持ちでクラウド会計ソフトと付き合っていくことをおすすめします。
きっと、クラウド会計ソフトがいい仕事をしれくれることでしょう。
【編集後記】
楽天のイベントなどでポイントアップキャンペーンとかやっていると、期間限定ポイントのことが多いんですよね。
期間限定ポイントでは投資信託を買えないし、悩ましいです。
そこでいらないものを買ったら意味ないですし。
楽天の戦略にハマっているのですが、何とか上手い使い道はないかと探していたところ、楽天モバイルの支払いに使えるとのこと。
あー、ますます楽天に取り込まれていく(笑)
